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俗語說失之毫厘，差之千里。
對于會議活動策劃來說亦是如此。
策劃案的區(qū)別往往藏身于每一處細(xì)節(jié)的處理。
想要做出優(yōu)秀的策劃案，
就要事無巨細(xì)。
接下來就來看看諸位關(guān)心的：
如何做好會議活動策劃！
1
整合資源
首先，當(dāng)提出需要做一個會議活動時，在了解對方做這個活動的初步情況時，就需要整合資源。不管是自己、上司還是甲方提出要做會議活動時，都會對活動有一些想法。
整合資源包括三大板塊，這三大塊分別對前期的資料收集、整理和即將操作的活動進(jìn)行了構(gòu)架，為后面創(chuàng)意的形成，方案的制作確定了一個基本框架。
· 第一板塊
活動的范圍由目標(biāo)群資源構(gòu)成。這一版塊包括目標(biāo)群的購買習(xí)慣、購買力品牌的忠實度，目標(biāo)群的集中度等，比如做一個產(chǎn)品的促銷活動，就會先選址，選址考慮的不僅僅是人流量的問題，還應(yīng)該包括提袋率等，這就需要了解該區(qū)域的目標(biāo)群的情況。
目標(biāo)群是忠于品牌還是對價格敏感，一般是在什么時候購買，購買周期為多長，一次性購買量是多大，目標(biāo)群一般是如何獲取信息的，除了價格或品牌知名度，目標(biāo)群還關(guān)心什么等等。因此，考慮完這些，活動舉行的范圍就基本上確定。
· 第二板塊
外部資源構(gòu)架的是活動的廣度。在這里，外部資源指的是媒體資源、場地資源、物品資源、人脈資源等。外部資源對整個活動的影響是巨大的，甚至可以理解外部資源，這個活動平臺的重要構(gòu)成因素。例如，開業(yè)活動出席的嘉賓是市長還是省長，其對活動的影響程度不言而喻。
· 第三板塊
內(nèi)部資源在這版塊主要考慮活動執(zhí)行方的人力、財力、物力、執(zhí)行力以及向心力。俗語有云：多大的能耐唱多大的戲。 哪怕?lián)碛卸嗝葱酆竦耐獠抠Y源，但是內(nèi)部執(zhí)行力等跟不上，活動也很難達(dá)到最佳效果。如，擁有全國性三大媒體資源，能邀請到全國知名人士，應(yīng)該可以舉行一個規(guī)模相當(dāng)大的活動，但是公司內(nèi)部的束縛，各方面條件都不成熟，因此，這個活動只能確認(rèn)為無可執(zhí)行性活動，或者降低活動檔次。如果一意孤行，將會嚴(yán)重削弱活動效果。
2
提煉賣點
整合資料的過程，也將是提煉賣點的過程，通過順推，逆向思維，聯(lián)想等方式提煉。哪些是目標(biāo)群關(guān)注的，哪些是對目標(biāo)群有影響力的，被影響到目標(biāo)群購買決策的。
正如在房地產(chǎn)行業(yè)中，在項目定位前都會提煉賣點，如地段、周邊環(huán)境、配套設(shè)施、交通、教學(xué)設(shè)施等，再契合該區(qū)域的消費者心理，選擇最具吸引力賣點，“讓孩子在千年學(xué)府里成長”這就選擇了教育環(huán)境的賣點，契合購買者關(guān)心孩子教育的心理。
3
活動定位
一個會議活動的構(gòu)思就是結(jié)合資源和目的，將活動提升到一個高度，并為其選擇一個平臺或載體，不同的平臺帶來的效果是完全不同的。然后，考慮的是如何將這個高度用一個主題體現(xiàn)出來，如何通過具體的活動流程來展現(xiàn)主題，展現(xiàn)創(chuàng)意達(dá)到目的，如何利用現(xiàn)有資源或潛在資源來支撐或提升這個高度，通過一系列的框架，最終的活動目的又將進(jìn)一步細(xì)化到什么程度，這就是一個活動的構(gòu)思。
主題出來，再圍繞活動主題尋找版塊，就像拼圖，框架出來，現(xiàn)在就是將其拼湊完整，可以搜索盡量多的與主題相關(guān)的活動元素，雖然并不是每一個都可以運用到，但是可以供選擇，安排出最合理的活動。在這里，活動主題是貫穿的靈魂，任何元素都要圍繞靈魂來篩選，安排。在確定前面兩個方面以后，就是具體的活動方案的完成。
4
活動方案
一個活動并不是一個方案就能解決的，為了保證活動效果，還需要將活動方案更加細(xì)分，如細(xì)分為宣傳方案、執(zhí)行方案、公關(guān)方案風(fēng)險意外機(jī)制等。
·宣傳方案
宣傳方案應(yīng)該包括前期宣傳，活動中宣傳，后續(xù)宣傳。
前期宣傳開展時間視活動而定，一般從活動開始前半個月開始宣傳，同時也可以在活動開始前進(jìn)行活動預(yù)熱，根據(jù)人的關(guān)注點，一般會經(jīng)過以下階段，通過預(yù)熱達(dá)到一個小的高潮，然后在廣告宣傳的刺激下，維持著相對穩(wěn)定的關(guān)注度，并且在活動開始當(dāng)天，關(guān)注度達(dá)到最高。因此，合理安排好前期宣傳的開展日期對活動的效果有較大的影響；活動中宣傳通過現(xiàn)場的廣告位擺放，廣告方式的組合，流動廣告宣傳，將平面，聲頻，圖像等諸多廣告媒體有機(jī)結(jié)合，讓目標(biāo)群形成強(qiáng)烈的印象后期宣傳指活動結(jié)束后的宣傳活動。通常在活動結(jié)束后會維持一段時間的宣傳，進(jìn)行持續(xù)宣傳，該階段主要以建立品牌忠誠度為目的，如一些促銷活動后，會安排走訪客戶活動，一來增加忠誠度，二來活動目標(biāo)群對活動及產(chǎn)品的意見反饋。
·執(zhí)行方案
通常包括活動前的準(zhǔn)備，活動中的現(xiàn)場控制，活動后的安排。如果活動的規(guī)模不是特別大，公關(guān)方案和活動中執(zhí)行方案將會并入在這個方案中。在制作活動進(jìn)行執(zhí)行方案的時候，除了活動的流程以外，還應(yīng)該考慮到現(xiàn)場的人流方向，比如一個展會，在制作的過程中，就應(yīng)該設(shè)計出一套合理的人流流向路線，保證按照路線參觀到盡量多的展臺，同時保證活動的人流分布合理，不會出現(xiàn)在有的展臺人流擁擠，有的展臺人流稀少的問題。
在執(zhí)行方案中，最關(guān)鍵的是小組的分工和成員的分配，將每個項目籌備一個準(zhǔn)備小組，安排一個負(fù)責(zé)人，進(jìn)行細(xì)致的分工，是在執(zhí)行方案中必須體現(xiàn)的。在做執(zhí)行方案的時候，在制作者的頭腦中一定要把整個活動模擬數(shù)遍，把各個細(xì)節(jié)都考慮到，有順序地安排各個階段的時間，做到有條不紊。其實執(zhí)行方案就是兩個方面的工作：物料的工作和人力資源的工作。將人和物有機(jī)的結(jié)合，那么這個執(zhí)行方案可以說是成功的了。
·風(fēng)險意外控制方案
在活動舉行的過程中，會有很多情況出現(xiàn)，這些意外或大或小，也可大可小，有時候一個很小的意外可能會給活動帶來毀滅性的打擊。因此，在制作活動風(fēng)險意外控制方案的時候，考慮得越多，就意味著活動的風(fēng)險越小，取得成功的可能性就越大。在可能發(fā)生的意外中，一般會包括，天氣變化，這對戶外的活動會產(chǎn)生影響，因此發(fā)生變天一定要有提前預(yù)防的相關(guān)機(jī)制；
在戶外的大型活動，最忌諱的事情是發(fā)生現(xiàn)場混亂，一旦混亂影響的不僅是整個活動效果，而且如果出現(xiàn)人員受傷的情況，那么將個公司和舉辦方帶來很嚴(yán)重的負(fù)面影響，因此，如何加強(qiáng)現(xiàn)場的控制力，避免這種事情的發(fā)生，在風(fēng)險意外控制方案中要考慮到，很有可能因為一個小小的意外引起現(xiàn)場觀眾的恐慌，那么就很有可能導(dǎo)致現(xiàn)場的混亂。
